怎样建立外贸团队?

1. 为什么小企业要建立外贸团队?
小企业财力有限,他养十几号人的外贸团队,看起来是不现实的。在珠三角地区,请一个普通的外贸业务员,固定月薪低于2000—3000元;如果需要经验丰富、能力强的外贸人才,固定月薪至少得4000—5000元。这样算下来,确实很难养一个团队。小企业一般都有零散的几个全职外贸业务员,但称不上团队。正因为财力有限,更需要打造自己的外贸团队,提升工作效率,节约运营成本。只有发挥团队的力量,小企业才可能壮大;否则到最后面临退出竞争的舞台。
我们进行一个简单的成本核算:假设你的企业有5名外贸业务员,外贸业务员根据能力分为A级和B级,A级月薪5000元,B级月薪3000元。
方案一:单兵作战
企业在发展初期,都习惯于单兵作战。就是每个业务员各做各的单,互不相干,从搜索客户信息、处理邮件、电话沟通、商务谈判,到接单、生产、出货样样要精通,自然需要A级外贸业务员才能胜任,多劳多得。财务算帐清楚,容易,管理操作简单。如果采用B级外贸业务员,可能因为操作方法不当或错误给企业带来巨大损失,潜在的风险成本比用A级人力成本还高。
人力成本:5000//×5=25000/
方案二:团队作战
团队讲究的是配合,每个人只要有一两门专长就可以,由于每个人只专注自己的工作,所以更专业,效率更高,团队业绩大增。显然招聘人员也较容易,而且不需要全部是A级外贸业务员,操作难度不大的琐事完全可以由B级外贸业务员负责。只需要2A级外贸业务员,3B级外贸业务员就足够。
人力成本:5000//×2+3000//×3=19000/
那方案比较得出结论:小企业更需要打造外贸团队。 2. 小企业如何打造自己的外贸团队?
以价值工作链为基础的外贸团队组建方案与评价方案。目的就是使外贸工作高质、高效、经济地开展。
一、
组建外贸团队的基本原则
团队建设是一个系统和长期的工作,需要科学规划、因地制宜、循序渐进。
组建外贸团队需要遵循以下原则:
(一)
实用性
需要什么样的人才就聘用什么样的人。不多不少,不高不低。四个人可以完成的事情,就不用请五个人;一个中专生可以做的事情,就不要找个博士生来撑门面。大材小用,不会长久;小材大用,有心无力。
(二)
互补性
一个优秀的团队,不需要每个人都一样强,但需要每个人都各有物色,各有绝技。这样的组合,才能发挥强大的攻击力。
诸葛亮手无缚鸡之力,让他上战场拼杀,只有死路一条。但他足智多谋,指挥大军进退自如,胸有成竹,所以就在营中指挥,运筹帷幄之中,决胜千里之外。而关羽、张飞打仗厉害,那就发挥他们的长处,上阵杀敌,屡立战功。刘备既不会指挥,打仗又不厉害,他只有一样东西,皇室血脉,也就是企业品牌。大家统一于这个品牌之下,相互协作。
同理,我们打造外贸团队,也不一定要每个人都是诸葛亮,或每个人都是关羽、张飞、刘备。对于一个小企业,每个类型的人才有一两个就足够了,互补型的团队,才可以做到人尽其才,才尽其用,才可以使团队高效运作,更有效地防止人才频繁流失。
(三)
德为先
有德有才是上品,要重用;有德无才是次品,应该加强培训后使用;无德无才是下品,不能使用;无德有才是危险品,需要在有效的控制和监督下使用,如果没有强有力的控制和监督能力,绝不能使用危险品。
外贸团队成员的德应该包括以下两个方面:
其一是遵守职业道德。外贸人员,应该热爱自己的工作,全心全意参与团队各项活动,团结协作,实事求是,遵守各项职业规范的要求。
其二是个人品行端正。这是指个人在生活中的表现符合主流的道德标准。
(四)
进取心
一个人起点可以稍微低一点,但不能没有进取心,一个进取心强的中专生,可以胜过不求上进的本科生。有强烈进取心的人,会更加主动地参与工作和学习中,能与企业同甘共苦,一起成长。
二、
外贸团队价值工作链
根据外贸团队的工作内容和价值来设计价值工作链结构。
(一)根据外贸工作的特性,我们把外贸工作初步划分为四个模块:(1)信息资源开发模块;(2)市场营销活动模块;(3)客户初级跟进模块;(4)客户成交保存模块。
当团队成员大于或者等于4人的时候,这四个模块的工作可以分别由不同的人负责。当团队成员少于4人的时候,这四个模块就需要进行组合。例如我们公司只有3个人的时候,一个人负责信息资源开发与市场营销活动模块,一个人负责客户初级跟进模块,第三个人则负责客户成交保存模块。
(二)
价值工作链分类
根据每个工作模块的内容以及对外贸业绩的影响,得出四条紧密相连的价值链:
1
信息资源开发情报链
2
市场营销活动营销链
3
客户初级跟进催化链
4
客户成交促进交易链
外贸业绩的增长,有赖于这四条链的完美结合与良性循环。四条链对团队成员的要求有明显的差异,前面三条链是基础,难度不高,可以用B级业务员;最后一条"交易链"要求业务员有好的分析与判断能力,熟练的销售成交技巧,流利的外语表达能力,必须用A级业务员。
(三)
价值工作链的岗位职责 1
情报链
负责收集外贸销售工作需要的所有情报信息,包括: 1.1客户情报,如潜在客户名称、地址、联络方式、联络人、规模、主要产品线、主要市场区域、主要货源地、采购习惯等; 1.2竞争对手情报,如竞争对手公司的名称、地址、主要产品及特点、业务的主要负责人、产品销售区域、销售政策等; 1.3目标市场情报,如目标市场的消费特征、主要竞争产品、分销渠道、文化习惯等; 1.4其它情报,既配合其它工作链的相关要求收集和整理的情报。 2、营销链
负责制作营销工具、执行宣传推广工作,包括: 2.1制作、印刷宣传单和产品目录等宣传资料; 2.2建设公司网站、B2B网站及其它网络宣传平台(如个人博客、社区等)及时更新网站资料和动态信息; 2.3具体执行展会摊位的预定、布置等相关工作; 2.4批量发布营销邮件、传真、信息等; 2.5拍摄、制作各种营销相关图片、资料。 3、催化链
负责初步跟进潜在客户反馈的所有邮件、传真、信息,引导、提升客户级别,为交易链提供合格的客户。 4、交易链
对重点目标客户进行跟进,深入沟通,主持商业谈判,促成订单成交,负责落实交货和收款。
(四)
价值工作链的岗位任职要求与人员比例搭配 1. 情报链(人员比率10%
1
电脑基本软件操和熟练,包括MS WORDEXCELPOWERPOINTACCESS
2
了解基本的网页编辑方式,如FRONTPAGE等;
3
熟悉搜索引擎的基本工作原理以及常用的搜索方法;
4
有较强的英语阅读能力,达到CET-4级或以上,或相当于该水平;
5
细心,观察力强;
6
有耐心,有韧性,能吃苦耐劳。 2. 营销链(人员比率40%
1
具备一定的审美能力;
2
熟悉平面设计软件PHOTOSHOPCORELDRAW等基本操作;
3
熟练操作电子邮件的各种编辑和发送方式,包括群发、暗发、附件、链接等内容;
4
能熟练编辑和维护公司网站、B2B网站;
5
英语能力CET-3级以上,或相当于该水平;
6
能手工制作产品目录册,样品册;
7
做事认真、细心谨慎。 3. 催化链(人员比率30%
1
英语CET-4级以上,或相当于该水平;
2
具备一定的销售技能和技巧;
3
沟通能力强;
4
学习能力强,能快递熟悉公司的产品和相关政策;
5
性格温和,有耐心;
6
做事条理清晰,有恒心。 4. 交易链(人员比率20%
1
英语CET-6级以上,或者相当于该水平;
2
能正确理解外商的谈话,并与外商顺畅地交谈;
3
能听懂外商的电话,准确把握外商的谈话要点;
4
熟练掌握销售技能和技巧,具备一定的谈判能力;
5
熟悉公司和产品的详细情况;
6
了解重点国家的文化和生活习惯;
7
熟悉外贸流程和常用规则;
8
为人友善,亲和力强,有耐心。
根据我们公司外贸部目前的情况,前期的营销链、催化链人员比率需要提升。
三、
建设高效外贸团队文化
团队的工作效率直接决定团队的业绩,团队的高效工作与它的组织结构和团队文化有关。团队的文化的形成有很多因素,首先我们得从制度建设和执行入手。以下是外贸工作的基本原则:
1
一切以公司利益为重,以大局为重,严禁因私废公、因小误大;
2
外贸部工作须按流程执行,严禁以任何理由执行非法操作;
3
一切工作服从上级命令和指挥,个人不得以任何理由拒绝执行或者怠慢执行;
4
业务代表发出和收到的所有电子邮件、文件等文字、声音、图像、实物资料,必须存档;
5)外贸部的所有客户资源,包括名片、电了邮件、电子文档、往来传真、文件、信件等,全部归公司所有,由公司统一管理,个人在公司的授权下对客户资源拥有权使用权、维护权,但不享有所有权,个人离职前,必须移交所有客户资料;
6
个人意见和建议须在部门会议或公司会议上提出,决议一旦形成,必须无条件执行;
7
员工在接到任务以后,须主动与上级沟通,并向上级及时报告最新进展和结果;
8
全体成员须永远保持学习状态,不断加强个人修养,强化外贸专业能力,拓展公司产品知识。
旨在从大局出发,协助外贸部成员团结、互助、高效完成团队任务,达成企业,团队及个人目标,必须无条件执行。除了制度外,还需要通过一些活动来加强团队的聚注力,改善团队的精神风貌,让团队成员以团队为光荣。推动外贸团队高效运作,积极主动投入团队工作中,而不是被制度逼迫工作。
四、
团队作业流程
(一)
情报链作业流程怎样建立外贸团队?(二)
营销链作业流程怎样建立外贸团队?(三)
催化链作业流程怎样建立外贸团队?真实
三、四级
非真实
一、二级
(四)
交易链作业流程怎样建立外贸团队?未通过
五、改革团队考评与激励方案
(一)改进目标
1)最大限度地激发团队成员的积极性;
2)考核公正、公平,考核结果与过程;
3)加强团队的聚注力,团结、互助、积极、主动。
(二)改进方式 1.利益分配结构改进
取消以个人业绩作为唯一考核标准;改用个人收益与企业效益、个人和价值链的工作完成状况、个人能力水平等相关。 2.绩效考核改进 (1)绩效考核成绩即为计算浮动奖金和个人价值率的唯一标准;
2)绩效考核内容包括:考勤、客户资源开发、网络营销跟进、客户跟进、订单成交量、目标客户转换率、客户服务质量和专业度;
3)根据各项工作在整个营销工作链中的不同重要程度设定不等的分值,越重要的工作环节设定的分值趣高;
4)所有团队成员,只要在这个营销中作出了贡献,即使没有签订订单,均可获得相应的回报。
六、价值工作链考评方案
以价值工作链为基础组建的外贸团队的考核,包含两个主要部分:固定考核与浮动考核。这些考核结果主要与奖金、福利、晋升挂勾,但不与基本工资挂钩。 ()固定考核 1.考勤
主要考核团队成员参与本部门举行的会议、活动等情况。设置固定的奖金作为全勤奖,如设置全勤奖为100元。一个月全勤出席,获得100元奖金。如果请病假2天以内,给予50%全勤奖。如请事假或者病假2天以上,全勤奖归零。 2.专业
根据团队成员的从业时间、工作量、工作质量、客户服务技巧、客户评价反馈等,对团队成员的服务质量和专业度进行分级,共分5个级别(也可以分为五个星级),每个级别的业务代表给予不同的专业津贴,如一到五级的专业津贴可分别设定为:300元,200元,150元,100元,50元。这样可以鼓励大家不断提升自身专业能力和水平。
每个级别的对应要求如下:
级别
一级
(五星级)
二级
(四星级)
三级
(三星级)
四级
(二星级)
五级
(一星级)
基本要求
外贸经验3年以上;英语沟通熟练;工作技能优;客户反应优;工作量完成100%;工作差错率1%以内
外贸经验2年以上;英语沟通熟练;工作技能优;客户反应良好;工作量完成100%;工作差错率3%以内。
外贸经验1年以上;英语沟通流畅;工作技能良;客户无投诉;工作量完成100%;工作差错率5%以内。
外贸经验1年以上;英语沟通流畅;工作技能一般;客户月诉1次以内;工作量完成90%以下;工作差错率8%以内。
外贸经验1年以下;英语沟通无障碍;工作技能一般;客户月诉1次以上;工作量完成80%以下;工作差错率8%以上。
(二)浮动考核
1)浮动考核与团队效益挂钩,不同的工作内容,根据价值差异和难度差异进行利益分配。
例如:情报链、营销链、催化链、交易链四个工作链,可以分别设定占团队效益的15%30%25%30%,按这个比例来进行效益分配。
2)外贸部经理将一个月的工作任务分解到各个价值链,设定每个价值链的基本工作任务和工作量,以及对应的积分,按质按量完成即可获得满分。再将每个价值链的工作分解到个人,并设定每个人的目标分值,个人按质按量完成任务,即可获得满分。
3)个人积分超标,可以作为个人专业级别的升级参考。
4)一个价值链的总积分只有达标以后才可以获得全额的浮动奖金,不达标则按相应比率获得浮动奖金。这样可以促使团队所有成员必须团结一致,全力完成团队目标。
5)利益分配方式采用从团队到个人的顺序。企业财务先根据当月业绩核算可以分配给外贸团队的总效益。然后根据团队的各价值链的比例关系,将总效益分配到四个价值链,再按个人绩效考核得分分配到个人。
6)个人绩效考核得分计算方法:
个人绩效考核得分=个人积分÷(价值链总分÷价值链人数)×100%
7
价值链浮动奖金=(价值链总积分÷价值链目标积分)×(团队总效益×价值链浮动奖金比率)。
8
个人浮动奖金计算方法:
个人浮动奖金=(价值链浮动奖金÷价值链人数)×个人绩效考核得分。
下面进行举例说明: ABC公司的外贸团队有10人,情报链2人,营销链4人,催化链2人,交易链2人。某月的外贸营业额为15万,核算可分配给外贸的浮动奖金2万元。
四个价值链的收益分配比例为:15%30%25%30%,即四个价值链的浮动奖金分别为3000元、6000元、5000元、6000元。
考评与分配: 1.情报链(可得浮动奖金比率15%2人)
1)部门经理根据公司的业务拓展要求,每个月制定一个客户资源开发数量和质量的要求,并设定相应积分分值,分配给情报链成员完成;
2)个人绩效考核得分=个人积分÷(情报链总分÷情报链人数)×100%
3)超标完成的积分,可作为提升专业级别和专业津贴的参考;
例如:AB两个情报链成员,A的积分是40分,B的积分是65分,总分是105分。目标要求每个人的积分是50分,那么B的积分高出目标分15分,可作为专业升级参考。他的绩效考核得分如下: A=40÷105÷2×100%=76% B=65÷105÷2×100%=124%
4)个人浮动资金=(情报链浮动资金÷情报链人数)×个人绩效考核得分。
他们的浮动资金分别如下: A=3000÷2×76%=1140元; B=3000÷2×124%=1860元。 2.营销链(可得浮动奖金比率30%4人) (1)部门经理根据公司的业务拓展要求,每个月会制定一个网络营销任务和具体要求,并设定相应积分分值,分配给情报链成员完成。
2)网络营销任务包括但不限于以下内容:客户开发邮件、传真的集中发送;B2B网络平台的建设;网络信息的发布和更新;营销工具和材料的制作,如图片处理、拍照、摄像;展会预定、布置等工作。
3)超标完成的积分,可作为提升专业级别和专业津贴的参考。
4)个人绩效考核得分=个人积分÷(营销链总积分÷营销链人数)×100%
例如:ABCD四个营销链成员的个人目标分值是50分,目标总分是200分。实际积分分别是40554550,总积分190分,比目标分少了10分。但B超标5分,可作为专业升级参考。根据公司可以计算出ABCD的绩效考核得分。 A=40÷190÷4×100%=84% B=55÷190÷4×100%=116% C=45÷190÷4×100%=95% D=50÷190÷4×100%=105%
5
个人浮动奖金=(营销链浮动奖金÷营销链人数)×个人绩效考核得分。
由于营销链整体没有达标,所以营销链的浮动奖金不能拿到全额,只能按比率获取,具体计算方式为:
营销链浮动奖金=6000×190÷200=5700元。
个人浮动奖金就可以按公式计算出来: A=5700÷4×84%=1197元; B=5700÷4×116%=1653元; C=5700÷4×95%=1354元; D=5700÷4×105%=1496元。
6
营销链未完成任务,被按比例扣除了300元浮动奖金,这笔奖金可以留在团队作为活动经费或者其它的奖金。 3. 催化链(可得浮动奖金比率25%2人)
1
对于催化链的考核,要抓住两点:量和质。
2)对跟进的客户数量、每个客户的跟进邮件数量,做一个量的要求。比如说,要求催化链一个月内跟进500个客户,其中30%的客户跟进邮件不少于6封以上,60%的客户跟进邮件不少于3封,允许30%的客户跟进邮件少于3封。
3
另外,对催化链提出质的要求。比如说,要求催化链每个月需要向交易链提交50个有效一级、二级客户资料。
4
积分可以分开计算然后相加,邮件按0.1/封,一、二级客户按1/个计算。
比如说,按最低标准,500个客户的30%的跟进邮件要求是6封,折算后的数量是900封,积分就是90分。 60%的跟进邮件按3封计算,也是900封,积分90分。 30%的跟进邮件按1封计算,是150封,积分15分。
50个客户对应的就是50分。按照这个目标考核每个人的业绩就可以得出个人绩效考核得分,以及个人浮动奖金金额。具体计算方法根据前面公式计算。 4. 交易链(可得浮动奖金比率30%2人)
1
交易链考核的标准主要是成交金额与毛利润。
2)对于产品比较单一的企业,可以只考核成交金额;而对于产品较多,产品毛利润相差较大的企业,则考核毛利润比较公平。因为交易链的价值最终体现在实际获得的利润上。
3)个人绩效考核得分=个人业绩总额÷(团队业绩总额÷交易链人数)×100%。如果2名交易链成员完成了企业的业绩目标,其中小皮完成了7万元,小张完成了8万元。那么可以计算出他们的绩效考核得分。
小皮绩效考核得分=70000÷150000÷2×100%=93%
小张绩效考核得分=80000÷150000÷2×100%=107%
4
个人浮动奖金=(交易链浮动奖金÷交易链人数)×个人绩效考核得分。
根据公式,可计算出交易链成咒的浮动奖金为:
小皮的浮动奖金=6000÷2×93%=2790元;
小张的浮动奖金=6000÷2×107%=3210元;
通过一个考评机制,外贸团队所有成员的个人收益都将与团队业绩和企业效益挂钩,同时能体现多劳多得的原则,以及体现每个成员的价值。另外,量化的评价结果,能更客观、更清晰地反映员工的工作状态。

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